Digital Transformation Use-Cases für Mittelstand

Kürzlich habe ich eine Episode für den Podcast „The Digital Mittelstand“ aufgenommen, in der ich über Digitalisierungsbeispiele und Anwendungsfälle, die für Mittelstand relevant sind, aus unseren Erfahrungen mit unseren Kunden gesprochen habe.

Wenn Sie wissen wollen, warum der Mittelstand gerade für Deutschland wichtig ist, können Sie sich hier die entsprechende Folge ansehen.

Ich habe 3 Hauptanwendungsfälle ausgewählt, die wir bei unseren Kunden am häufigsten sehen. Hier ist die Zusammenfassung der Anwendungsfälle und der Fragen, die meine konkreten Beispiele beantworten.

  • Papierkram abschaffen: Wie kann ein einfacher Prozess wie die Erstellung von Sitzungsprotokollen Ihrem Unternehmen viel Zeit ersparen?
  • Eliminierung manueller Arbeit: Wie kann Ihr Unternehmen durch eine einfache Integration mühsame manuelle Arbeiten eliminieren?
  • Prädiktive Analyse und Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit: Wie kann KI Ihnen helfen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und Probleme zu lösen, noch bevor sie auftreten?

1. Beseitigung von Papierkram:

Was man auf Papier machen kann, kann man auch digital machen!

Das Wichtigste zuerst: Auch wenn es selbstverständlich klingt, Dinge digital statt auf Papier zu erledigen, wird dieser Aspekt unserer Erfahrung nach als selbstverständlich angesehen. Das mag jedoch selbst in großen Unternehmen der Fall sein.

Wir sehen immer noch viele Ausdrucke, Unterschriften, Scans (was auch ein weiteres Problem mit sich bringt – digitalen Müll, über den ich später sprechen werde) usw. Ich habe nichts dagegen, wenn Sie gerne mit echtem Stift und Papier arbeiten.

Die Frage ist nur, ob Sie es transparent und kontrollierbar aufbewahren. Aber zurück zur Beseitigung von Papierkram. Es versteht sich von selbst, dass die digitale Abwicklung Ihrer Prozesse Fehler vermeidet, die Transparenz erhöht und Zeit (viel Zeit) spart!

Nehmen wir zum Beispiel eine typische Besprechung. Jemand wird (hoffentlich digital) Notizen machen und das Sitzungsprotokoll per E-Mail weiterleiten. Auf diese Weise werden mehrere Versionen des Dokuments erstellt, da die Teilnehmer dasselbe Dokument herunterladen und lokal speichern. Darüber hinaus sind E-Mails nicht der beste Weg, um zugewiesene Aufgaben in der Besprechung zu verfolgen.

Für einen unserer Kunden haben wir einen Besprechungsprozess entwickelt, der es den Teams ermöglicht, Aufgaben zu erstellen, während sie die Besprechungsnotizen aufnehmen. Die Verantwortlichen können die Aufgaben auch gleichzeitig zuweisen.

Die Beauftragten können die ihnen zugewiesenen Aufgaben, die Frist für die Erledigung der Aufgaben und die zugehörigen Informationen sofort einsehen.

Anschließend können die Manager den Status der Aufgaben leicht verfolgen. Möglich wurde dies durch eine Toolkombination aus dem Low-Code BPM Tool E-Flow und dem DSGVO-konformen Information Security Management System (ISMS) Nextcloud.

E-FLOW BPM

2. Eliminierung manueller Arbeit:

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihre Prozesse für diesen Blogbeitrag digital dokumentiert und möchten vielleicht etwas Zeit investieren, um Ihre Prozesse zu überprüfen. Wie bei einer Prozesserkundung sollten Sie die Prozessschritte einzeln untersuchen und mit den relevanten Stakeholdern besprechen, insbesondere mit den Mitarbeitern, die die eigentliche Arbeit machen.

Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Aufgaben manuell ausgeführt werden, welche sich wiederholen, welche Aufgaben eliminiert und welche automatisiert werden können. Wie ich immer sage: Erst optimieren, dann automatisieren. Hier spreche ich noch nicht über die Technologie. Ja, Prozessautomatisierungssuiten oder RPA-Tools sind zu einer solchen Automatisierung in der Lage. Aber das kommt erst später.

Ich habe einen Fall erlebt, in dem ein Tier-2-Automobilzulieferer in Deutschland einen Produktionsauftrag von einem Automobilhersteller erhielt, dessen Systeme jedoch nicht dafür ausgelegt waren, die Daten digital abzurufen.

Daher mussten sie den Auftrag ausdrucken und manuell in ihr ERP-System übertragen. Für diese Aufgabe haben sie zwei Mitarbeiter abgestellt, von denen einer die Dateneingabe vornimmt und der zweite die eingegebenen Werte kontrolliert. Klingt verrückt, nicht wahr?

Durch die Integration einer automatisierten Schnittstelle, über die Daten aus Altsystemen gelesen und geschrieben werden können, konnten wir sowohl die manuelle Arbeit als auch die potenziellen Fehler eliminieren. Und diese 2 engagierten Mitarbeiter konnten ihre Zeit für sinnvollere Aufgaben verwenden. Es erübrigt sich zu sagen, dass die Vorteile einer solchen Automatisierung sowohl zeitlich als auch kostentechnisch enorm sind.

3. Prädiktive Analyse und Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit:

Nicht zuletzt können durch die Digitalisierung prädiktive Analysen und eine Verbesserung der Kundenerfahrung erreicht werden. Ein kleiner Eingriff in die Verkaufs- und After-Sales-Prozesse kann einen großen Unterschied ausmachen.

Übrigens habe ich eine ganze Folge zum Thema Digitale Produktentwicklung für den Mittelstand mit Sarah Berger von Die Biberei gemacht. Ich empfehle das Anschauen. Was ist prädiktive Analyse? In den einfachsten Worten: Sie beginnt mit der Analyse historischer Daten, der Identifizierung von Trends und der Projektion dieser Trends in zukünftige Einschätzungen. Kurz gesagt, es geht um die Vorhersage künftiger Ergebnisse auf der Grundlage historischer Werte.

Ein prädiktives Analysesystem kann leicht aus dem lernen, was Sie bereits getan haben, und voraussagen, welche möglichen Unzulänglichkeiten, sagen wir, in Ihrer Produktion, Wartung oder Logistik bestehen. Dies ist vor allem mit Technologien wie Process Mining und künstlicher Intelligenz möglich.

Ich werde Ihnen einen Anwendungsfall aus meiner persönlichen Arbeitserfahrung schildern, noch bevor ich 360 Digital Transformation gegründet habe. Ich war für Wartungsarbeiten zuständig. Nach ein paar Jahren haben wir unsere eigene Wartungssoftware entwickelt, die zukünftige Ereignisse auf der Grundlage historischer Werte vorhersagen kann.

Wenn zum Beispiel ein Wechselstromaggregat anfängt, mehr Strom und/oder mehr Ersatzteile als üblich zu verbrauchen, sagt das System das potenzielle Problem voraus, bevor es eintritt. Das könnte ein verschlissener Riemen sein, der das Problem verursacht. Das hat mir als technischem Manager viel Zeit und eine Menge Stress erspart. Denn die Probleme unserer Kunden wurden gelöst, noch bevor das Problem tatsächlich auftrat.

Ich hoffe, Ihnen hat der erste Blogbeitrag des 360 Digital Transformation Blog gefallen. In diesem Beitrag sprachen wir über drei Anwendungsfälle zur Beseitigung von Papierkram, zur Beseitigung von manueller Arbeit und prädiktiver Analyse sowie zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.

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