Wie wird die Prozessoptimierung durchgeführt?

Wir alle lieben es, zu optimieren, nicht wahr? Zumindest ich, als Ingenieur, habe einen endlosen Wunsch zu optimieren, wenn nicht sogar eine Obsession. Angesichts der Menge an Informationen, die wir zur Verfügung stellen, und der Aufgaben, die wir in einer bestimmten Zeit erledigen müssen, glaube ich, dass wir alle Optimierungen in unserem Arbeitsleben brauchen, insbesondere als Unternehmer.

Wie unterscheidet sich das in Organisationen? Ganz einfach, Organisationen haben kompliziertere Prozesse, die ein größeres Optimierungspotenzial haben. Diese Prozesse hängen von verschiedenen Unternehmen, Abteilungen, Interessengruppen, Software- und Datenbankquellen ab, und das Ergebnis der Optimierung würde sich stärker auf das Unternehmen selbst auswirken. 💰

*Alles mit Maß und Ziel! **What gets measured, gets managed.

*German Proverb: All with measurement and a goal. **Peter Drucker

Welche Anzeichen deuten darauf hin, dass Sie möglicherweise eine Prozessoptimierung benötigen?

Nun, das ist nicht schwer zu beantworten. Beschweren sich Ihre Mitarbeiter über den Prozess? Sind Ihre Kunden mit dem Ergebnis des Prozesses unzufrieden? Verwenden Sie Papier, Excel oder sogar Whatsapp für Ihre Geschäftsprozesse? Steigen Ihre Kosten, während Ihre Produktivität stagniert? Beinhalten Ihre Prozesse viel manuelle Arbeit und sich wiederholende Aufgaben? Verursachen die Fehler und die Ergebnisse dieser Fehler Kosten in Form von Zeit, Ressourcen und Geld? Verfolgen Sie Ihre historischen Daten und nutzen Sie diese Daten?

Die obigen Fragen helfen Ihnen zu verstehen, ob Sie eine Prozessoptimierung benötigen. In der Regel lautet die Antwort: Ja. Das Gute daran ist, dass es sich um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess handelt. Wenn Sie einen Rahmen schaffen und ihn ständig anwenden, wird Ihr Unternehmen produktiver sein. 🚀

Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung ist die Kunst, innerhalb der Prozessstruktur bessere Ergebnisse zu erzielen. Die Optimierung kann sich für das Unternehmen in Form von Kosteneinsparungen, Ressourceneinsparungen, Produktivitätssteigerungen, Umsatzsteigerungen, höherer Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit usw. auswirken. In Anbetracht des deutschen Sprichworts und des obigen Zitats von Peter Drucker könnten alle nachstehenden Geschäftsergebnisse gemessen werden.

Aber wie können diese Ergebnisse erzielt werden? Verschiedene Strategien können auf fast jeden Prozess angewandt werden, den es gibt. Bevor wir jedoch mit der Optimierung beginnen, müssen wir unseren Prozess genau verstehen. Beginnen wir damit, unseren Prozess zu verstehen, der uns schließlich einen Rahmen für die Anwendung im gesamten Unternehmen bietet.

Verstehen Sie Ihren Prozess

Jetzt ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und Ihr Ziel und das Ergebnis dieses Prozesses zu definieren. Jeder Prozess besteht aus Input(s), den notwendigen Aufgaben und Aktionen, die dazwischen liegen, um den gewünschten Output(s) zu liefern, sowie aus Integrationen zwischen relevanten Datenquellen usw. Daher ist es wichtig, die Voraussetzungen zu verstehen, bevor man sich mit der Visualisierung beschäftigt. Wie lautet die Definition des Prozesses? Was sind die Prozessziele, Auslöser und Ergebnisse? Welche Rollen sind beteiligt? Wer ist der Process Owner? Welche Daten&Datenquellen werden benötigt? Nach diesen Fragen ist es auch an der Zeit, bestehende Key Performance Indicators (KPIs) für den Prozess aufzuschreiben. Und wie würde eine erfolgreiche Prozessoptimierung aussehen? Schreiben Sie zu diesem Zweck alle Erwartungen und idealen KPIs auf.

Visualisieren Sie

Da wir unseren Prozess verstanden haben, können wir nun zur Visualisierung übergehen. Prozessmapping, Prozessmodellierung, Prozessdokumentation (bis zu einem gewissen Grad) haben alle einen gemeinsamen Zweck. Sie sollen eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses erstellen. Mehrere Werkzeuge können Ihnen dabei helfen, aber auch ein Whiteboard oder Stift und Papier. Der Punkt ist, dass Sie am Ende dieses Schrittes eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses haben sollten.

Natürlich verfügen einige Unternehmen auch über eine Form von Prozessmodellen und/oder -dokumentation. Sie könnten in diesem Schritt ihre Ist-Modelle nehmen und sie bei Bedarf weiter detaillieren. Jetzt, da wir den Prozessauslöser, die Rollen und das Ergebnis kennen, können wir Aufgaben und Aktivitäten dazwischen anordnen, um ein Gesamtbild zu erstellen. Es gibt verschiedene Notationen, um den Prozess abzubilden, wie z. B. BPMN, EPC, usw. In diesem Blogbeitrag werde ich nicht auf die Notation eingehen. 👆

Für jede Aufgabe sollte es kurze Definitionen und klare Aufgabennamen geben, bevor wir fortfahren. Theoretisch sollten diese in den Unternehmen bereits vorhanden sein. Unser Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass die Voraussetzungen vorhanden und auf dem neuesten Stand sind.

Eine endgültige Version der Prozessvisualisierung sollte also ähnlich aussehen.

Eine typische Prozessoptimierung würde in die Analysephase gehen, die ich im nächsten Schritt behandeln werde. Wir von 360 Digital Transformation haben jedoch einen anderen Ansatz. Genau an diesem Punkt nehmen wir uns Zeit mit unseren Kunden und denken über den Digitalen Zweck unserer Kunden nach. Wie passt dieser Prozess in den Digital Purpose? Zu anderen Prozessen? Ist das Prozessziel mit der digitalen Strategie und der Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt? Indem wir den Prozess in Bezug auf die gesamte Wertschöpfungskette des Unternehmens und andere Prozesse innerhalb der Geschäftseinheit überprüfen, stellen wir sicher, dass unsere anstehenden Bemühungen in der Analysephase in die richtige Richtung gehen und einen Mehrwert für die Organisation als Ganzes schaffen.

Wie Inspektor Gadget es tun würde: Analysieren 🔎

Profi-Tipp: In der Analysephase ist es entscheidend, sich  auf den Ist-Prozess zu konzentrieren, anstatt über Optimierungspotenziale zu diskutieren. Notieren Sie sich jedes Optimierungspotenzial und analysieren Sie weiterhin den Ist-Prozess.

Oder wie ein Arzt, der sich die MRT-Ergebnisse ansieht, sollten Sie mit der Inspektion beginnen. Es könnte klug sein, diese Fragen zu stellen, um Erkenntnisse zu gewinnen;

  • Welche Phasen sind verzögert? (Warum?)
  • Welche Aufgaben benötigen die meiste Zeit? (Warum?)
  • Können irgendwelche Entscheidungsregeln angewendet werden? Sind die bestehenden Regeln auf dem neuesten Stand?
  • Welche Schritte haben sich geändert?
  • Welche Aufgaben oder Aktionen werden nicht mehr benötigt? (Welche Schritte sind nicht wertschöpfend?)
  • Können wir die Daten mithilfe von Process Mining auswerten und datengestützte Erkenntnisse gewinnen?*
  • Gibt es manuelle Aufgaben? Gibt es sich wiederholende Aufgaben?
  • Gibt es Ausnahmen oder Roll-Back-Situationen?
  • Welches sind die zusammenhängenden Prozesse?
  • Sollten die Prozess-KPIs sinnvolle Werte widerspiegeln?

*Wenn man also Daten hat, über die man nachdenken kann, kann man bessere Ergebnisse erzielen, um Optimierungspunkte zu verstehen. Wir könnten auch Process Mining als Methode zur Extraktion von Daten für die Analyse verwenden, aber ich werde Process Mining in einem anderen Blogbeitrag erklären.

Ich wette, Sie haben durch die oben gestellten Fragen wertvolle Erkenntnisse gesammelt. Jetzt ist es an der Zeit, alle Optimierungspotenziale zu kombinieren, sie neu zu bewerten, Entscheidungskriterien zu identifizieren und neu zu gestalten und über Automatisierungsmöglichkeiten zu entscheiden. Wie schon im vorherigen Schritt ist es ein guter Zeitpunkt, über den digitalen Zweck und die Strategie nachzudenken. Bevor wir die Potenziale priorisieren und den Prozess neu gestalten, sollten wir sicherstellen, dass unsere Richtung immer noch mit unserer digitalen Strategie übereinstimmt und einen Mehrwert für das Unternehmen als Ganzes sowie für die Geschäftseinheit, zu der der Prozess gehört, schafft.

Neugestaltung

Jetzt kommt der spannendste Teil. Wir sind bereit für die Neugestaltung des Prozesses. Aus der Unternehmensperspektive können wir mit der Priorisierung von Optimierungspotenzialen in Bezug auf die Geschäftsergebnisse beginnen. Es ist auch an der Zeit, relevante Technologien und Tools auszuwählen, um einige Aufgaben und Aktionen zu digitalisieren (falls noch nicht geschehen) und zu automatisieren. In diesem Schritt ist es sehr wichtig, die Stakeholder (Prozessrollen) einzubeziehen, um ihr Feedback zu erhalten und den neu gestalteten Prozess dann schnell umzusetzen. Indem wir die schrittweise Implementierung in kurzen Zyklen (d. h. Sprints) durchführen, stellen wir sicher, dass unsere Optimierungsziele umgesetzt werden und sich im Geschäftsergebnis (gemessen an unseren neuen KPIs) widerspiegeln.

Es ist entscheidend, eine Plattform zu haben, die es ermöglicht, Live-Versionen zu testen und zu überarbeiten, ohne die aktuellen Prozessinstanzen zu beeinträchtigen. Die Änderung sollte wie mehrere Boxenstopps in der Formel 1 ablaufen, d. h. die notwendigen Änderungen sollten mit möglichst wenigen Prozessunterbrechungen durchgeführt werden.

Wir empfehlen, vor der Skalierung der Lösung oder des Optimierungsprojekts einen Proof of Concept (POC) zu erstellen. Ähnlich wie beim Rapid Prototyping eines Herstellers können Prozessoptimierungen schnell realisiert und umgesetzt werden. Und die Ergebnisse spiegeln sich in den Geschäftsergebnissen wider.

Brauche ich dafür ein Framework?

Ich nehme an, das ist eine rhetorische Frage. Deshalb würde ich vorschlagen, den oben vorgeschlagenen Rahmen zu verwenden. Wenn Sie eine kostenlose Vorlage zur Prozessoptimierung benötigen, finden Sie sie hier.

Meine Prozesse sind bereits sehr effizient. Warum sollte ich meine Prozesse optimieren?

Diese Frage höre ich immer wieder. Das Gleiche gilt für die digitale Transformation. Wir sind bereits weltweit führend in dem, was wir tun. Warum sollten wir digitalisieren? Und ich antworte mit einer anderen Frage. Sie sind in der Tat ein Welt-/Marktführer. Sie haben großartige Produkte, Patente usw. Investieren Sie in Forschung und Entwicklung (F&E)? Dann ist die erste Frage auch automatisch beantwortet. Erfolgreiche Unternehmen setzen auf die Optimierung ihrer Produkte, warum nicht auch auf ihre Infrastruktur, d. h. ihre Geschäftsprozesse?

Wie hängt die Automatisierung mit der Optimierung zusammen?

Automatisierung ist eine der Möglichkeiten, wenn es um Prozessoptimierung geht. Sie ist kein Muss, aber ein Soll. Wenn wir den Prozess jedoch mit einer automatisierten Denkweise angehen, werden wir nicht nur Ressourcen von den Aufgaben und Aktionen befreien, sondern auch die Möglichkeit haben, diesen Ressourcen sinnvolle Aufgaben zu geben. Nehmen wir an, dass Ihre Mitarbeiter Werte aus den Altsystemen kopieren und in Excel einfügen müssen oder umgekehrt. Wenn wir diese manuelle Aufgabe automatisieren können, kann dieser Mitarbeiter mit sinnvolleren Aufgaben betraut werden, z. B. mit Gesprächen mit Kunden und der Schaffung von Mehrwert für sie, wobei er sich selbst besser fühlt (zugegebenermaßen hassen wir alle Copy-Paste-Arbeit), und auch das Unternehmen wird von diesen Ergebnissen profitieren. 🏆

Wie können wir helfen?

Es steht Ihnen frei, in Ihrem Unternehmen Projekte zur Prozessoptimierung durchzuführen. Wir stellen auch Vorlagen und Materialien zur Verfügung, um Sie dabei zu unterstützen. Es ist jedoch zu schwierig, bei der täglichen Arbeit innovativ und unkonventionell zu denken. Wir sind alle so sehr mit unseren täglichen Aufgaben beschäftigt, dass wir die Optimierungspotenziale meist übersehen.

Die Hilfe von Experten kann nur dann besser sein, wenn Sie zunächst einen Mehrwert schaffen, bevor Sie die Skalierung vornehmen. Deshalb haben wir für Sie den 360 Process Workshop konzipiert. In diesem eintägigen Workshop gehen wir Ihren gewählten Prozess durch und geben Ihnen ein greifbares Soll-Modell an die Hand, das Sie selbst anwenden können.

Ich hoffe, dieser Blogbeitrag hilft Ihnen, die Grundlagen der Prozessoptimierung zu verstehen und ermutigt Sie, mit der Optimierung zu beginnen. JETZT!

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